Importancia del Asistente Administrativo en la organización de viajes de negocios.

16 Dec

RAZONES PARA ORGANIZAR LOS VIAJES DE NEGOCIOS

  • Es la principal forma de hacer negocios a nivel mundial
  • Muchas empresas son multinacionales con instalaciones en distintas partes del mundo y otras tienen subsidiarias en otros estados y partes del mundo
  • Cada vez son más las empresas que se fusionan a nivel global
  • Los ejecutivos son miembros asociaciones profesionales y participan en sus reuniones y convenciones
  • Hay que supervisar y darle seguimiento a operaciones de la empresa

ROL DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Tiene la responsabilidad de hacer los arreglos de viaje para el ejecutivo con el que labora.

RESPONSABILIDADES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO (en caso de que no se tramite a través de agencias de viaje contratadas por la empresa)

-Reunirse con el ejecutivo para conocer sus preferencias
-Recopilar y discutir con el ejecutivo la información sobre las líneas aéreas, los vuelos disponibles y sus horarios de salida y llegada, así como de otros medios de transportación terrestre disponibles
-Contactar y cotizar los distintos hoteles para conocer sus costos, ubicación, servicios básicos y servicios especiales
-De acuerdo a la preferencia del ejecutivo, deberá contactar agencias para el alquiler de autos, agencias de servicios de taxi y trenes para conocer todos los detalles de horario, costos y otros
-Buscar información, direcciones y mapas sobre restaurantes, bancos y otros lugares de interés para el ejecutivo
-Elaborar un itinerario de viaje completo con el ejecutivo, discutirlo con él e incorporar sus recomendaciones finales (debe incluir números de vuelo, horario de salida y de llegada de cada terminal, lugar donde se alquilan los vehículos, hoteles, etc.; se debe imprimir varias copias – una para el ejecutivo, otra para su familia, una para usted y otra para los archivos)
-Completar o elaborar un formulario de autorización de viaje para las firmas y autorizaciones correspondientes
-Asegurarse de cumplir con la política de la empresa para obtener los fondos para el viaje: autorizaciones, uso de tarjetas de crédito, adelantos de dinero, reembolso de gastos, tarjetas para llamadas telefónicas o celulares, entre otros

A LA HORA DE EMPACAR EN EL MALETÍN DE VIAJE DEBE INCLUIR:

-Copia del itinerario de viaje e instrucciones específicas
-Los boletos de avión u otro medio de transportación o las evidencias correspondientes y confirmación de los hoteles
-Mapas de los lugares a visitar
-Dinero en efectivo, tarjetas de crédito, etc.
-Libro de direcciones y números telefónicos
-Sellos, sobres, libretas, bolígrafos y lápices
-Laptop, grabadora y cinta, cámara, celular u otro equipo electrónico
-Copias de los informes necesarios, correspondencia, presentaciones, etc.
-Identificación del equipaje
-Pasaporte, visa, certificado de vacunas, licencia de conducir
-Fotocopia de todo por si se extravía
-Tarjetas de presentación en español, inglés o en el idioma que sea necesario
-Información sobre las empresas u organizaciones a visitar -Lecturas importantes sobre el país a visitar y su cultura.

Información obtenida en  http://arreglosdeviaje.blogspot.com.

Autora: Dra. Maribel Huertas, UPRRP

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One Response to “Importancia del Asistente Administrativo en la organización de viajes de negocios.”

  1. cursos a distancia September 7, 2011 at 12:36 pm #

    Muy buen aporte. Sin lugar a dudas, la labor administrativa ha cambiado mucho con el correr del tiempo. En la actualidad no cualquiera puede ejercer esta profesión pues se necesita de una gran capacitación que brinde los conocimientos necesarios para realizar las distintas tareas de manera eficiente.

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